האם אתם מנהלים את הקייטרינג שלכם בעזרת ניירות ועטים בלבד? סביר להניח שלא. אז מדוע שתתנהלו על בסיס נייר, לגבי חשבוניות וקבלות? “חשבוניות ירוקות" הן דרך טובה הרבה יותר לעשות זאת. למה הכוונה במונח חשבוניות ירוקות? כיצד זה שונה מאופן ההתנהלות מבוסס הנייר? ואילו תועלות עסקיות תקבלו אם תעברו לעבוד בצורה כזו? לפניכם סקירה קצרה ועניינית, אשר תסביר ותמחיש.
משאירים את הנייר מאחור
העולם העסקי עבר כבר מזמן לפורמט ממוחשב, בכל הנוגע להתנהלות השוטפת של עסקים. מזה כמה עשורים, שעסקים מתנהלים בעזרת מחשבים, בין אם זה עסק קטן, בינוני או גדול. מערכות המחשוב הן בהתאם – נרחבות יותר או מצומצמות. במקרה של חשבוניות ירוקות אגב, לא מדובר ממש על הרחבת מערכות המחשוב שלכם, מאחר שזהו שרות ענן. כלומר מחד, אתם תהנו מהתועלות. אך מאידך, בלי לבזבז משאבים יקרים, על בעלות על תשתיות המחשוב שמאפשרות זאת וטיפול שוטף בהן. אם תרצו לדעת עוד, לחצו כאן לפרטים נוספים על חשבוניות ירוקות. בתמצית, אנו מדברים על הפקת ושמירת מסמכים חשבונאיים בפורמט ממוחשב. כמו כן, ניהול מסמכים אלה מתבצע דרך המחשב ומרחוק, באמצעות רשת האינטרנט.
תכונות והשלכות
אלה כמה יכולות בולטות שמציעה מערכת החשבוניות הירוקות והתועלות העסקיות שתקבלו משימוש בהן:
- הפקת מסמכים פשוטה מתמיד – במערכת חשבוניות ירוקות, הפקת המסמכים מתבצעת במהירות ובקלות רבה. מידע חוזר שדרוש לשם מילוי החשבוניות ומשלוח שלהן, שמור ברובו במערכת. כך שאתם יכולים למשל לבחור מרשימת לקוחות קבועים ופרטיהם ישולבו אוטומטית במסמך. לאחר שתפיקו את המסמך, הוא יוכל להישלח ללקוח אוטומטית. שוב – על פי פרטיו ששמורים כבר במערכת.
- מהירות מרבית – לא יהיו יותר מצבים שבהם לקוחות יתלוננו שהקבלה או החשבונית לא הגיעה בדואר. משלוח המסמכים מתבצע באמצעים מיידיים כגון אימייל והדבר משפר כמובן משמעותית את התהליכים העסקיים.
- תיעוד מסודר ונוח – כל המסמכים שהפקתם שמורים באופן דיגיטלי ומרוכז. פורמט זה נוח מאוד להתמצאות ולחיפוש.
- קבלת תשלום קלה – תוכלו לקבל מלקוחותיכם תשלום באמצעות כרטיס אשראי או פייפאל או העברה בנקאית או אפליקציות תשלום. כל זאת, בהמשך לכך שתשלחו להם קישור לתשלום, אשר יאפשר להם לבחור מבין האפשרויות השונות.
- גמישות בגישה – מאחר שמדובר על שרות ענן, תוכלו לגשת אליו מכל מקום ובאמצעות מגוון מכשירים בעלי דפדפן. אם זה מחשב שולחני בעסק, סמארטפון כאשר אתם בדרכים או אולי טאבלט או לפטופ.
מה זה אומר? עוד כמה השלכות חשובות
השימוש בחשבוניות ירוקות מתבטא גם בתועלות המיוחדות הבאות:
- פינוי משאבים למטרות חשובות – העיסוק במנהלות השוטפות, הוא בין הדברים שמטילים את העומס הרב יותר על עסקים. תרומת החשבוניות הירוקות לצמצומו, פירושה שכעת יעמדו לרשותכם המשאבים שנחסכו, להפניה למטרות אחרות, חשובות יותר.
- שירות משופר ללקוחותיכם – הלקוחות יקבלו מכם מסמכים שונים באופן מיידי. הזכרנו קודם גם מבחר אפשרויות לתשלום מיידי ונוח, לבחירת הלקוח. כל זאת, תורם כמובן לשיפור השרות ללקוח.
- שימור לקוחות – שיפור שביעות רצון הלקוח מכם כעסק קייטרינג, יסייע מבחינת שימור לקוחות והשגת לקוחות חוזרים.
- קידום תדמית מקצועית – כל זאת, יתרום כמובן גם לשיפור תדמיתכם המקצועית.
- ידידותיות לסביבה – חשבוניות ירוקות מכונות כך, בזכות תרומתן לסביבה. פחות שימוש בנייר, פחות הדפסות, פחות נזק לסביבה.
לסיכום
מדובר בפתרון בשל, יעיל מאוד, משתלם ולא מסובך בכלל ליישום. לכן, מומלץ לבדוק אותו לעומק וסביר שאז תגיעו למסקנה המתבקשת מאליה: כדאי לעבור לחשבוניות ירוקות.
